Notionカンバンの作り方｜ボードビューでステータス管理するタスクボードを作る
要点（TL;DR）
- Notionのカンバンは専用機能ではなく、データベースの「ボードビュー」で表現します。データベースを作り、ボードビューに切り替えて、ステータスプロパティでグループ化すれば、列に分かれたタスクボードになります。無料プランでも作成できます。
- カードはドラッグ&ドロップで列間を移動でき、その操作でステータスが更新されます。同じデータベースをテーブル・カレンダー・ガント（タイムライン）に切り替えても、内容は常に同期します。
- Notionのカンバンの弱点は「見える化はできても、期限が近い／過ぎたカードを能動的に知らせる仕組みが標準では弱い」点です。誰かがボードを開かないと滞留や期日超過に気づけず、社外の相手にはそもそも届きません。
- Kapselとは、Notionの期日・担当者・ステータスを監視し、対象の相手にだけ自動でメールリマインドを送るツールです。 Notionを使わない社外の相手にも届き、受信者はワンクリックでステータスをNotionに書き戻せ、完了・入金済みには送りません。
Notionでタスクを「未着手／進行中／完了」のように列で並べて管理したいとき、多くの人が使うのがカンバン（ボードビュー）です。Notionには“カンバン”という名前のメニューはありませんが、データベースのボードビューを使えば、付箋を貼り替えるようにタスクの進行状況を管理できます。この記事では、ボードビューの作成手順から、ステータス列の設計、ドラッグ操作、担当者・期日での絞り込み、複数ビューの同期までを客観的に整理します。そのうえで、多くの解説記事が触れない「ボードを開かないと期日超過に気づけない」「社外の相手はボードを見に来ない」という運用の穴と、その補い方まで踏み込みます。カンバンはタスク管理の一手法です。担当・期日・進捗の設計全体はNotionのタスク管理の始め方にまとめているので、あわせて参照してください。
Notionのカンバン（ボードビュー）とは
Notionのカンバンとは、データベースの「ボードビュー」を使って、タスクをステータスごとの列（カラム）に分けて表示するタスクボードのことです。 カンバンは、作業の状態を列で表し、1件ずつのタスクをカードとして列に置き、進行に合わせてカードを右へ動かしていく管理手法です。Notionでは、同じデータベースをボードビューに切り替え、ステータスなどのプロパティでグループ化するだけで、この表現ができます。
ボードビューでできることは、主に次の通りです。
| できること | 内容 |
|---|---|
| ステータス別の列表示 | 選択肢プロパティの値ごとにカードを列に振り分ける |
| ドラッグ&ドロップ | カードを別の列へ動かすとプロパティ（ステータス）が更新される |
| カードのカスタマイズ | プレビュー画像・表示プロパティ・カードサイズを調整する |
| 絞り込み | 担当者・期日・優先度などでフィルター／ソートする |
| 列ごとの集計 | 各列のカード枚数などを計算表示する |
💡 ポイント：カンバンは「1つのデータベース＋ボードビュー」で成り立っています。新しいツールを覚える必要はなく、いま使っているタスクデータベースにビューを1つ足すだけで始められます。
カンバンボードの作り方（手順）
Notionでカンバンを作る基本の流れは「データベースを作る→ボードビューにする→ステータスで列を分ける→必要なプロパティを足す」の4ステップです。
1. タスク用データベースを作成する
カンバンの土台は、1件のタスク＝1行になるデータベースです。 ページ内で /database と入力するか、新規ページで「データベース」を選び、インライン（ページに埋め込む）またはフルページのデータベースを作成します。まずは「名前（タスク名）」の列だけがある状態で問題ありません。ここに管理したいタスクを行として追加していきます。既存のタスクデータベースがあれば、それをそのまま使えます。
2. ビューをボードに切り替える／リンクドビューを追加する
データベースの上部にあるビュー切替から新しいビューを追加し、種類で「ボード」を選ぶと、カンバン表示になります。 既存のテーブルをそのままボードに変えるのではなく、「＋（ビューを追加）」でボードビューを新設すると、テーブルとボードを行き来しながら使えます。別のページに同じデータベースを映したい場合は、/linked（リンクドビュー・データベースのリンクドビュー）を使うと、元データを保ったまま任意のページにボード表示を差し込めます。
💡 ポイント：ボードは「別ビュー」として足すのがおすすめです。テーブルで一覧・入力し、ボードで進行を眺める、というように役割を分けられます。
3. ステータスプロパティで列を分ける
カンバンの列は、グループ化に使うプロパティの選択肢がそのまま列になります。 ボードビューの設定（右上のメニュー）で「グループ化」を開き、基準にするプロパティを選びます。Notionには専用の「ステータス」プロパティがあり、選択肢を「未着手（To-do）／進行中（In progress）／完了（Complete）」の3グループに分けて扱えます。通常の「セレクト（単一選択）」プロパティでグループ化しても列は作れます。列の並び順はドラッグで入れ替えられ、空の列を隠す設定もできます。
4. 担当者・期日などのプロパティを追加する
カードに担当者・期日・優先度などのプロパティを足すと、カンバンが「誰が・いつまでに」を持つ実務的なボードになります。 データベースにプロパティを追加し、「担当者（Person）」「期日（Date）」「優先度（Select）」などを設定します。これらはボード上のカードにも表示でき、後述するフィルターやソートの基準にもなります。担当や期日の設計はチームのタスク管理でも詳しく扱っています。
ステータス列の設計パターン
列の数と名前の付け方は、カンバンの使い勝手を大きく左右します。増やしすぎると横スクロールが増えて俯瞰しづらくなり、少なすぎると進行の実態が見えません。
基本形（未着手・進行中・完了）
まず基本形は「未着手／進行中／完了」の3列です。 ほとんどの業務はこの3段階で回り始めます。列が3つなら一画面で全体を見渡せ、カードがどこで滞留しているかも一目で分かります。迷ったらこの3列から始め、運用しながら足りない状態を足していくのが確実です。
実務向け（確認待ち・差し戻し・保留を足す）
実務では、基本の3列に「確認待ち」「差し戻し」「保留」などを足すと、実際の詰まりどころが見えるようになります。 特に、誰かの承認・チェックを挟む業務や、社外のクライアント・取引先の対応を待つ業務では、「進行中」と「完了」の間に待ち状態が生まれます。よく使う追加列は次の通りです。
| 追加する列 | 使う場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 確認待ち／レビュー中 | 提出後、担当や上長・顧客のチェック待ち | 誰の確認待ちかを担当者で示すと詰まりが見える |
| 差し戻し | 確認でNGになり修正が必要 | 差し戻し理由をカード内に残すと再発を防げる |
| 保留 | 先方待ち・条件未確定で着手できない | 放置カードの温床になりやすいので定期的に棚卸し |
⚠️ 注意：「確認待ち」「保留」は、担当者がボードを見に来ない限り止まったまま気づかれにくい列です。列を増やすほど、各列に置きっぱなしのカードを誰がいつ拾うか、という運用ルールが重要になります。承認・レビューの回し方はNotionの承認・レビューのリマインドも参考になります。
カードのドラッグ運用とカスタマイズ
ドラッグ&ドロップでステータスを変更する
ボード上でカードを別の列へドラッグ&ドロップすると、グループ化の基準にしているステータスプロパティの値が自動で更新されます。 たとえば「進行中」の列から「完了」の列へカードを動かすと、そのタスクのステータスが「完了」に変わります。プロパティを開いて選び直す必要がなく、進行の更新を直感的に行えるのがカンバンの利点です。同じデータベースの他ビュー（テーブル等）にも、この変更はそのまま反映されます。
カード表示プロパティ・プレビュー画像・サイズ調整
カードに何を表示するかは、ボードビューの設定（レイアウト／プロパティ）で調整できます。 担当者・期日・優先度などをカード面に表示すれば、カードを開かなくても要点が分かります。主な調整項目は次の通りです。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 表示プロパティ | カード面に出す項目（担当者・期日・優先度など）を選ぶ |
| カードプレビュー | ページのカバー画像やファイル添付をカード上部に表示する |
| カードサイズ | 小・中・大でカードの見た目の大きさを変える |
| プロパティの表示条件 | 値が空のプロパティを隠すなどの表示制御 |
💡 ポイント：表示プロパティは「期日」「担当者」を最優先で出すと、カンバンが単なる作業リストから“誰の・いつまでの”進行管理に変わります。ただしカード面に期日が出ていても、その期日を過ぎたことをNotionが能動的に知らせてくれるわけではない点は後述します。
WIP（進行中の上限）の考え方とNotionでの近似運用
Notionに厳密なWIP制限機能はない
WIP制限（Work In Progress limit）とは「進行中の列に置けるカード数の上限」を決め、同時に抱える仕事を絞って滞留を防ぐカンバンの考え方です。ただしNotionには、列ごとにカード数の上限を強制する専用機能はありません。 上限を超えたときにカード移動をブロックする、といった仕組みは標準では用意されていません。この点は、Trelloの一部機能やカンバン専用ツールと異なります。
列のカード数・滞留日数を運用ルールで見る
Notionでは、WIPを「機能」ではなく「運用ルール＋見える化」で近似します。 具体策は次の通りです。
- 列ごとのカード枚数を表示する：ボードビューでは各列の見出しにカード数が出ます。「進行中は1人3枚まで」のような目安を決め、超えたら新規着手を止める、と運用で縛ります。
- 担当者でグループ化・フィルターする：後述の担当者別フィルターで、特定の人に進行中カードが偏っていないかを見ます。
- 滞留日数を可視化する：「最終更新日時」プロパティや、着手日からの経過をFormulaで計算し、一定日数を超えたカードを目立たせます。
⚠️ 注意：これらはいずれも「誰かがボードを開いて確認して初めて機能する」運用です。上限を超えても、滞留日数が延びても、Notionが自動で知らせてくれるわけではありません。偏りや滞留を能動的に拾いたい場合は、この記事の後半で触れる外部通知の仕組みで補う方法があります。
担当者・期日でカンバンを絞り込む
担当者別フィルターで負荷を見る
カンバンに担当者プロパティを設定しておくと、フィルターで特定の人のカードだけを表示したり、担当者でグループ化して人ごとの列に並べ替えたりできます。 「担当者＝自分」のフィルターを使えば、自分の担当タスクだけのボードを1つのビューとして持てます。担当者でグループ化すれば、誰に仕事が偏っているかが列の高さ（カード数）で見えます。担当者ごとのリマインドの考え方は担当者へのリマインドも参考になります。
期日切れカードの見つけ方の限界（ボードを開かないと気づけない）
期日プロパティで「今日より前かつ未完了」のカードだけを絞り込むフィルター付きビューは作れますが、そのビューは誰かが開いて初めて機能します。 カード面に期日が表示されていても、ステータスの列（未着手・進行中）だけを見ていると、その中のどのカードが期限切れなのかは一目では分かりません。「見えているのに誰も動いていない——期限を過ぎたカードが列の中に埋もれて放置される」というのが、カンバン運用で最も起きやすい失敗です。期日通知の考え方はNotionの期日通知でも扱っています。
複数ビューを同期させる（ボード／テーブル／カレンダー／ガント）
Notionの大きな利点は、同じ1つのデータベースを、ボード・テーブル・カレンダー・ガント（タイムライン）など複数のビューで同時に見られ、どのビューで変更しても内容が常に同期することです。 カードをボードで「完了」に動かせば、テーブルのステータス欄も、カレンダー上の表示も同時に変わります。ビューは「見せ方」を切り替えているだけで、データは1つだからです。
| ビュー | 得意なこと | 主な用途 |
|---|---|---|
| ボード（カンバン） | 進行状況を列で俯瞰・ドラッグで更新 | 日々のステータス管理 |
| テーブル | 一覧・一括入力・多くのプロパティ確認 | 棚卸し・データ入力 |
| カレンダー | 期日を日付軸で把握 | 締切の分布を見る |
| ガント（タイムライン） | 期間・前後関係を横棒で把握 | スケジュール設計 |
同じデータを複数ビューで扱う設計はNotionのプロジェクト管理や、期間で見るNotionのガントチャートの作り方でも詳しく扱っています。
⚠️ 注意：複数ビューが同期しても、「期日を過ぎたのにボードの列だけ見ていて気づかない」問題は解決しません。ビューを増やすほど見せ方は増えますが、どのビューも「人が開いて見に来る」前提は共通です。期日超過を能動的に拾う仕組みは別に必要になります。
カンバンの外に出したい場面（社外の相手・見落とし対策）
ここまで整理した通り、Notionのカンバンは「進行を見える化する」ところまでは得意です。一方で、見える化したあとの「気づき」と「社外への伝達」には、共通した穴があります。
担当者がボードを開かないと期日超過に気づけない問題
Notionの通知は基本的に「Notionを開いた本人」に向いており、担当者がボードを見に来なければ、期日超過のカードは誰にも拾われないまま列の中に残ります。 カンバンはカードを動かして初めて状態が更新される仕組みのため、誰も動かさなければ、期限切れも滞留も進行しているように見えません。「期日を過ぎた未完了」だけのフィルタービューを作っても、それを開く人がいなければ意味を持ちません。
社外の協力会社・クライアントはボードを見に来ない
フリーランスや制作会社では、確認待ち→差し戻しのように、カンバンのステータス変更が社外の相手の対応に依存する場面が頻繁にあります。ところが、社外の協力会社・クライアントは、そもそもNotionアカウントを持っておらず、ボードを見に来ません。 「確認待ち」の列にカードを置いても、相手にはその状態が届かないため、待ち時間だけが延びます。Notionアカウントを持たない相手をどう進行に巻き込むか、というのは多くの解説記事で空白になっている領域です。
Kapselでできること：期日・担当・ステータスをメールで自動リマインド、ワンクリックでNotionのステータスに書き戻す
この空白を埋めるのが、Notionの外に通知を届ける仕組みです。Kapselとは、Notionの期日・担当者・ステータスを監視し、対象の相手にだけ自動でメールリマインドを送るツールです。 カンバンのカードが持つ期日プロパティを見張り、期日が近づいたカードや過ぎたカードを、担当者や関係者のメールアドレス宛てに届けます。通知の役割をNotionの外（メール）に持ち出すため、受け手がボードを開いているかどうかに左右されません。
Kapselのメールは、Notionアカウントを持たない社外の相手にも届き、受信者はログイン不要で受け取れます。さらにメール内のボタンをワンクリックすると、その操作がNotionのステータスに書き戻ります（双方向）。 たとえば「確認待ち」のカードについて相手にメールを送り、相手が「差し戻し」または「確認OK」を1クリックで返すと、その結果がボードのステータスに反映されます。従来は誰かがNotionを開いて手で直す必要があった更新を、受信者側の1クリックに置き換えられます。
通知を自動化するときに最も避けたいのは、すでに完了・入金済みの相手にまで督促が飛ぶ事故です。 Kapselは送信対象をステータスなどの条件で絞り込めるため、完了列・入金済みのカードを除外し、まだ対応が必要な相手にだけ通知を届けます。WIPの偏りや滞留についても、「期日を過ぎた未完了」や「一定期間動いていない」といった条件で対象を絞り、外にいる関係者にも知らせる補完策として使えます。
Kapselが備える主な機能は次の通りです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 期限超過の督促 | 期日を過ぎた未完了のカードに督促のリマインドを送る |
| 対象の絞り込み | ステータスや条件で送信対象を限定し、完了・入金済みを除外する |
| 定期便 | 決めたタイミングで定期的にリマインドを送る |
| 送信記録 | いつ誰に送ったかの記録を残す |
| 差し込み変数 | 宛名やタスク名などをNotionの値から差し込み、1通ずつに反映する |
さらにProプランでは、複数のNotionワークスペースを扱えるほか、差出人ブランディング（会社名・署名・ロゴ）で送信できます。定期的なリマインドの設計は繰り返しタスクのリマインド設定も参考になります。
始め方（接続は数分）
Kapselを既存のNotionカンバンに組み合わせる基本的な流れは次の通りです。ボードやデータベースを作り直す必要はありません。
- Kapsel（getkapsel.com）に無料登録する。
- リマインドしたいNotionのタスクデータベースを接続する。
- 監視するプロパティ（期日・担当者・ステータス）と、送信対象の絞り込み条件を設定する。
- リマインドの文面と差し込み変数、送信タイミング（期日前・期日超過・定期便）を設定する。
- テスト送信で届き方を確認し、運用を開始する。
料金は、Free ¥0（税込）／Standard ¥1,980（税込）／Pro ¥4,980（税込）です。Freeプランは0円のまま利用でき、まず試してから必要に応じてStandard・Proへ移行できます。
Notionのカンバンが向く業務／専用ツールが向く業務
Notionのカンバンは「ドキュメントやタスクと同じ場所で、状態を列で管理したい」業務に向きます。一方、厳密なWIP制限・自動化・大規模なチーム運用が主目的なら、Trelloなどの専用ツールが向く場面があります。 判断の目安は次の通りです。
| 観点 | Notionのカンバンが向く | 専用ツール（Trello等）が向く |
|---|---|---|
| データの一元管理 | ドキュメント・議事録・タスクを1か所にまとめたい | ボード単体で完結すればよい |
| ビューの多様さ | ボード／テーブル／カレンダー／ガントを併用したい | ボード中心で十分 |
| WIP制限 | 運用ルールと集計で近似できればよい | 列ごとの上限を機能で強制したい |
| 自動化・連携 | 標準のオートメーションやボタンで足りる | 豊富な外部連携・自動化が前提 |
| 移行の基準 | 既存のNotion資産を活かしたい | カンバン運用を高度化・専門特化したい |
💡 ポイント：どちらのツールでも共通する弱点は「そのツールを開く人にしか通知が向かない」点です。社外の相手や、ボードを見に来ない担当者への“届け方”は、ツール選び自体では解決しないため、外部への通知の仕組みで補う発想が有効です。
よくある質問（FAQ）
Notionでカンバンボードはどうやって作りますか？
タスク用のデータベースを作り、ビューを追加して種類で「ボード」を選び、ステータス（または単一選択）プロパティでグループ化します。すると選択肢が列になり、カードを列に振り分けるカンバンになります。無料プランでも作成でき、担当者・期日などのプロパティを足すと実務的なボードになります。
Notionのボードビューとカンバンの違いは何ですか？
実質的に同じものを指します。「カンバン」は作業状態を列で管理する手法の一般名で、Notionでそれを実現する機能の名前が「ボードビュー」です。Notionのメニューに“カンバン”という項目はなく、ボードビューを使ってカンバンを作る、という関係になります。
NotionにWIP制限（進行中の上限）は設定できますか？
列ごとにカード数の上限を強制する専用機能はありません。列の見出しに表示されるカード枚数や、担当者別のフィルター、滞留日数の可視化を使って「運用ルール」として近似するのが現実的です。上限超過を自動でブロックしたい場合は、その機能を持つ専用ツールが向きます。
Notionのカンバンで担当者ごとにタスクを絞り込むには？
担当者（Person）プロパティを設定し、フィルターで「担当者＝特定の人」や「担当者＝自分」を指定します。担当者でグループ化すれば、人ごとの列に並べ替えて負荷の偏りも見えます。詳しくは担当者へのリマインドも参照してください。
Notionのボードビューとテーブルビューは同じデータを見ていますか（同期しますか）？
同じデータベースなら、ボードとテーブルは同じデータを別の見せ方で表示しているだけで、常に同期します。ボードでカードを「完了」に動かせば、テーブルのステータス欄も同時に変わります。カレンダーやガント（タイムライン）を足しても同様に同期します。
Notionのカンバンで期限切れのタスクに気づくにはどうすればいいですか？
「今日より前かつ未完了」で絞ったフィルタービューを作れますが、それを誰かが開かないと気づけません。能動的に気づきたい場合は、Kapselのように期日・担当・ステータスを監視してメールで自動リマインドし、完了・入金済みには送らない仕組みを組み合わせると、ボードを開かなくても期日超過を拾えます。基礎はNotionのリマインダー機能の使い方を参照してください。
NotionのカンバンとTrelloはどちらが良いですか？
ドキュメント・タスク・複数ビューを1か所にまとめたいならNotionが向き、列ごとのWIP制限や豊富な自動化・外部連携をボード単体で完結させたいならTrelloが向きます。どちらも「そのツールを開く人にしか通知が向かない」点は共通するため、社外や見落とし対策は別途の通知手段で補う発想が有効です。
Notionでステータス列はいくつに分けるのが適切ですか？
まずは「未着手／進行中／完了」の3列から始めるのが確実です。実務では「確認待ち」「差し戻し」「保留」などを足すと詰まりが見えますが、増やしすぎると俯瞰しづらくなります。1画面で見渡せる範囲（目安として3〜6列）に収め、放置されやすい列は定期的に棚卸しするとよいです。
まとめ
- Notionのカンバンは専用機能ではなく、データベースの「ボードビュー」で表現します。(1)データベース作成→(2)ボードビューを追加→(3)ステータスでグループ化→(4)担当者・期日などを追加、の手順で作れ、無料プランでも利用できます。
- カードはドラッグ&ドロップで列間を移動でき、その操作でステータスが更新されます。表示プロパティ・プレビュー画像・カードサイズを調整でき、担当者・期日でのフィルターや、テーブル・カレンダー・ガントとの併用・同期も可能です。列は「未着手／進行中／完了」を基本に、確認待ち・差し戻し・保留を足して実務に合わせます。
- 弱点は「見える化はできても、期限が近い／過ぎたことを能動的に知らせる仕組みが弱い」点です。WIP制限の専用機能はなく運用ルールで近似するしかなく、誰かがボードを開かないと滞留・期日超過に気づけず、社外の相手にはそもそも届きません。
- Kapselとは、Notionの期日・担当者・ステータスを監視して、対象の相手にだけ自動でメールリマインドを送るツールです。 期限超過だけを絞り込んで督促でき、Notionを使わない社外の相手にも届き、受信者はワンクリックでステータスを書き戻せ、完了・入金済みには送りません。既存のデータベースに数分で接続でき、Freeプラン（¥0）から試せます。
補足・注記
- 本記事の公開日は2026年8月9日です。
- Notionの機能（データベース・ボードビュー・ステータス／セレクトプロパティ・グループ化・データベースのリンクドビュー・カードのプレビュー／表示プロパティ・担当者（Person）／日付プロパティ・フィルター／ソート・テーブル／カレンダー／タイムライン（ガント）ビュー・列ごとの集計・オートメーション／ボタン等）については、Notion公式ヘルプセンター等の一次情報を参照しています。仕様や画面はNotion側の更新により変わる場合があり、ご利用のプランによって使える範囲や共有人数の上限が異なることがあります。Trello等の各機能は、それぞれの公式情報をご確認ください。
- Kapselの機能（期日・担当・ステータスの監視、社外へのメールリマインド、ワンクリックでのステータス書き戻し、期限超過の督促、対象の絞り込み、完了・入金済みの除外、定期便、送信記録、差し込み変数、Proの複数ワークスペース・差出人ブランディング）および料金（税込：Free ¥0／Standard ¥1,980／Pro ¥4,980）は、本記事執筆時点のものです。最新の内容はKapsel（getkapsel.com）の公式情報をご確認ください。
