顧客からの「書類・情報の回収」と提出期限を、失念ゼロに近づける
申告・手続きの期限は動かせないのに、顧客からの必要書類がなかなか揃わない——士業の進行はここで詰まります。顧客はNotionを使わないため、Notion内の依頼は気づかれません。Kapselは提出期限と回収状況を監視して、顧客本人のメールへ自動でリマインドし、提出済みには送りません。督促の手間と「期限直前の駆け込み」を減らします。
よくある課題
必要書類が期限まで集まらない
「◯◯を送ってください」と伝えても、顧客が忘れれば期限直前に慌てることに。何度も電話・メールで催促する時間が奪われます。
提出期限の管理が属人化する
顧客ごと・手続きごとに期限が違い、誰のどれが未提出かを人が追うのは限界があります。失念は信用に直結します。
顧客はNotionを開かない
Notionで進捗を管理しても、顧客本人には届きません。結局こちらから個別に連絡する運用が残ります。
Kapselでどう解決するか
監視して、相手に届けて、ワンクリックで書き戻る。以下はすべて実装済みの機能です。
監視
Notionの期日・担当・ステータス・宛先メールのプロパティを監視します。手作業のチェックが要りません。
相手へメール
対象の相手にだけ自動でメール。相手はNotionアカウント不要・ログイン不要で受け取れます。
ワンクリックで書き戻し
受信者はメールのボタンを押すだけで、Notionのステータスが書き戻ります（双方向）。
完了・入金済みには送らない
「完了」「入金済み」に設定した相手には送りません。送りすぎの事故を防げます。
Notion標準通知と何が違う？
| できること | Notion標準通知 | Kapsel |
|---|---|---|
| 社外（Notion未利用）の相手に届く | × | ○ |
| 受信者のログインが不要 | × | ○ |
| 相手の反応でNotionへ双方向に書き戻す | × | ○ |
| 未反応の相手に期日超過で自動リマインド | × | ○ |
| 完了・入金済みには自動で送らない | × | ○ |
※ Notion標準通知はメール・プッシュ・アプリ内で届きますが、対象は「Notionアカウントを持ち通知を有効にしているメンバー」に限られます。
こんな場面で
書類提出のリマインド
提出期限が近い・過ぎた案件だけ、顧客本人のメールへ自動でリマインド。提出済みには送りません。相手はワンクリックで「提出しました」を返せます。
Notionを使わない相手にリマインドする方法 →よくある質問
顧客にNotionを使ってもらう必要はありますか？
ありません。リマインドはメールで顧客本人に届きます。ログインもアカウントも不要です。
提出済み・対応済みの顧客に督促が飛びませんか？
「提出済み」「完了」に設定したステータスの相手には送りません。対象を絞り込めるので、失礼な重複連絡を防げます。
どんな期限に使えますか？
書類の提出期限、確認・承認の期限、入金期日など、Notionの日付プロパティで管理している期限に使えます。期日前・期日超過どちらの通知も設定できます。
料金はいくらですか？
Freeプランは¥0で始められます。上位はStandard（¥1,980）・Pro（¥4,980）です（いずれも税込）。