Notionで売掛金を管理する方法｜エイジング表と入金消込で未回収を見える化し自動で督促する
案件はNotionで気持ちよく回るのに、入金の回収だけはExcelの売掛金台帳と手打ちの督促メールに逆戻りする——この分断に心当たりがあるなら、この記事はそのためのものです。
対象は「請求件数が増えてきて、Excel台帳の更新と督促の送り漏れが気になり始めた、フリーランス・小規模事業・バックオフィス担当」の方。読み終えると、Notionの1データベースで請求〜入金〜督促を一元化し、未回収だけを自動で抽出し、延滞日数に応じて督促まで回す具体的な設計手順が手に入ります。基礎解説は最小限にして、Excel台帳では面倒だった「未回収の抽出」「エイジング（年齢表）」「送り漏れ・誤送信の防止」に絞って踏み込みます。
💡 この記事の要点（TL;DR）
- 売掛金管理表は**「請求単位で1行」**にし、取引先名／請求No／請求日／支払期日／金額／入金日／入金金額／ステータスを持たせる。残高・経過日数はNotion数式で自動計算に切り替える。
- 未回収は**「ステータス≠入金済 かつ 支払期日が過去」**のビューで一発抽出。取引先別の未入金合計はリレーション＋ロールアップで出す。
- エイジング表は経過日数を0〜30／31〜60／61〜90／91日以上に区分し、区分ごとに督促アクションを決めておく。
- 確定売上・入金消込・税務はfreee・マネーフォワード等の会計ソフト、営業見込み・請求前の進行管理・督促はNotion、と役割を分けると破綻しにくい。
- Notion標準通知は社内向けで、Notionを持たない取引先には届かない。社外への督促と「入金済みへの誤送信防止」は自動化で解く。
売掛金管理に必要なプロパティ設計
結論から言うと、売掛金管理表に最低限持たせるべき項目は決まっています。これを満たさない台帳は、後で「残高が合わない」「誰に督促すべきか一覧できない」という形で詰まりやすくなります。
まず必須プロパティを一覧にします。Notionではプロパティの「型」を正しく選ぶことが、後の自動計算とビュー抽出の精度を決めます。
| プロパティ | Notionの型 | 役割・入れる値 | 読者にとっての意味 |
|---|---|---|---|
| 取引先名 | リレーション（取引先DB） | 請求先を取引先マスタと紐づける | 取引先別の未入金合計を後で集計できる |
| 請求No | タイトル or テキスト | 請求書番号（1行の識別子） | 入金消込で「どの請求か」を一意に特定できる |
| 請求日 | 日付 | 請求書を発行した日 | 請求漏れ・二重請求のチェック基準になる |
| 支払期日 | 日付 | 入金の約束日 | 未回収の抽出とエイジングの起点になる |
| 請求金額 | 数値（円） | 税込の請求総額 | 残高計算の基礎 |
| 入金日 | 日付 | 実際に入金された日 | 消込のタイミングと遅延日数の記録 |
| 入金金額 | 数値（円） | 実際に入金された額 | 一部入金・金額相違の検知に使う |
| 残高 | 数式 | 請求金額 − 入金金額 | 未回収額が自動で出る（手計算をやめられる） |
| 経過日数 | 数式 | 支払期日からの経過日数 | エイジング区分と督促判断の軸 |
| ステータス | セレクト | 請求済／一部入金／入金済／要督促 等 | 未回収ビューと督促条件の分岐に使う |
| 担当者 | ユーザー | 社内の回収担当 | 誰が追うかを明確にし、取りこぼしを防ぐ |
残高と経過日数は、手入力ではなく数式に任せます。経過日数は dateBetween(now(), prop("支払期日"), "days") のように書くと、支払期日からの日数が毎日自動更新され、督促判断を人が毎回計算する必要がなくなります。数式の基礎は Notionフォーミュラの解説 も参照してください。
⚠️ 注意：取引先名を「テキスト」で持つと表記ゆれ（㈱／株式会社／(株)）で集計がずれます。取引先はリレーションで取引先DBと紐づけ、1社を1レコードに固定しておくのが安全です。取引先管理そのものの設計は Notionで顧客・取引先を管理する方法 にまとめています。
売掛金管理と入金消込の基本フロー
売掛金管理は、次の5ステップの繰り返しです。どこか1つが曖昧だと残高がズレます。
- 売上・売掛金の計上：取引が成立したら売掛金として記録する。
- 請求書の発行：請求日・支払期日・金額を確定し、請求書を送る。
- 入金確認：銀行入金やカード決済の着金を確認する。
- 消込（入金消込）：どの請求に対する入金かを突き合わせ、ステータスを「入金済」にする。
- 残高確認・督促：未入金・一部入金の残高を一覧し、延滞分を督促する。
入金消込とは、受け取った入金を「どの請求に対するものか」と1対1で突き合わせ、売掛金の残高から消し込む作業です。ここで現場が一番つまずくので、よくある問題を先回りで整理します。
| 消込で起きる問題 | 原因 | Notion側の備え |
|---|---|---|
| 未入金 | 期日を過ぎても着金がない | ステータス＝請求済のまま残り、未回収ビューに自動で現れる |
| 金額相違 | 源泉徴収・振込手数料の差し引き | 入金金額を別プロパティで持ち、残高数式で差額が見える |
| 振込元相違 | 担当者名・屋号で振り込まれる | 取引先リレーション＋備考で名寄せする |
| 同額入金の重複 | 似た金額の請求が複数ある | 請求Noを一意キーにして1件ずつ消し込む |
| 消込ミス | 入金済なのにステータス未更新 | 後述の督促自動化で「入金済は対象外」を標準にする |
💡 ポイント：消込で最も事故が起きやすいのは「入金済なのにステータスを更新し忘れる」漏れです。この1点は運用ルールだけでは残り続けるので、後の「誤送信を防ぐ」節で仕組みで解きます。
Excel・スプレッドシートの台帳からNotionへ移行する
既存台帳の列をNotionプロパティに対応させる
多くの売掛金台帳はExcelかスプレッドシートで作られています。移行は「列→プロパティ」の読み替えから始めると迷いません。
| Excel/スプレッドシートの列 | Notionプロパティの型 | 移行時のポイント |
|---|---|---|
| 取引先名（文字列） | リレーション | 取引先DBを別に作り、紐づけ直す |
| 請求No | タイトル | 1行の識別子として先頭に置く |
| 請求日・支払期日・入金日 | 日付 | 文字列日付は日付型に変換してインポート |
| 請求金額・入金金額 | 数値 | 通貨書式ではなく数値で持つ |
| 残高（手計算のSUM） | 数式に置換 | 列をそのまま移さず数式で再計算させる |
| 経過日数（手計算/TODAY式） | 数式に置換 | dateBetween で自動更新に切り替える |
| ステータス（色セル） | セレクト | セルの色ではなく選択肢として明示する |
取引先単位ではなく「請求単位で1行＝1レコード」にする
Excel台帳は取引先ごとに1行で、横に請求を足していく形になりがちです。Notionでは逆に、1請求＝1レコードにします。こうすると支払期日・残高・経過日数が請求ごとに持て、未回収の抽出とエイジングが一気に楽になります。取引先別の合計は、次節のロールアップで後から集計できます。
移行時に見落としやすい点
- 残高・経過日数の列は移さない：手計算の値を持ち込むと「古い計算結果」が固定化します。数式に置き換え、常に最新で出します。
- 色セルの意味を言語化する：「赤＝延滞」のような暗黙ルールはステータス選択肢に明文化します。
- 過去の消込済みデータ：確定した入金・税務に関わる記録は会計ソフト側が正本です（役割分担は後述）。Notionには回収管理に必要な範囲だけ移します。
データベースそのものの作り方に不安があれば、Notionデータベースの作り方 を先に押さえると移行がスムーズです。
未回収だけを抽出するビューの作り方
Excel台帳の最大の面倒は「未回収だけを目で探す」ことでした。Notionではフィルタで一発です。
フィルタ設計：ステータス≠入金済 かつ 支払期日が過去
未回収ビューの条件はシンプルです。
- ステータス：
入金済ではない（請求済・一部入金・要督促を残す） - 支払期日：今日より前（＝期日超過）
- 並び替え：経過日数の降順（放置が長い順に上へ）
この2条件のANDで、「払われていない、かつ期日を過ぎた請求」だけが上から並びます。期日前の請求を混ぜたくなければ支払期日の条件を外さないのがコツです。Notionの相対日付フィルタ（「今日より前」）を使えば、日付を毎回打ち替える必要もありません。
💡 ベネフィット：このビューを1枚作るだけで、「誰にいくら残っているか」を探す手間を大きく減らせます。毎朝このビューを開けば、その日に追うべき請求がそのまま並んでいる状態になります。
リレーションとロールアップで取引先別の未入金合計を出す
請求単位の1行だけだと、「A社に合計いくら残っているか」が見えません。そこで取引先DBと請求DBをリレーションでつなぎ、ロールアップで金額を取引先側へ集計します。
取引先DBに「未入金合計」ロールアップを置き、請求DBの残高を**合計（Sum）**で集計します。さらに「ステータス＝入金済 以外」に絞って集計すれば、取引先ごとの未回収額がひと目で分かります。案件管理DBと請求DBも同じ仕組みでリレーション＋ロールアップでつなげます。案件側に「累計請求額」（請求DBの請求金額をSumで集計）と「入金待ち件数」（ステータス≠入金済の請求をCountで集計）のロールアップを置けば、案件ごとに請求状況と未回収件数を自動集計できます。案件と請求の接続例は Notionでの案件管理・追客 も参考になります。
エイジング表（年齢表）で未回収を見える化する
なぜエイジング表が要るのか
未回収を「あり／なし」で見るだけでは、どれが危ないか分かりません。エイジング表（年齢表）は、未回収を経過日数で区分して一覧化したもので、目的は次の4つです。
- 滞留債権の早期発見：放置が長い請求を上に浮かせる。
- 資金繰り予測：いつ・いくら入りそうかを見積もる。
- 与信管理：延滞が多い取引先の取引条件を見直す。
- 貸倒リスク対応：回収不能の兆候を早めに掴む。
Notionでの実装：経過日数で区分する
経過日数の数式（dateBetween）をもとに、区分を返す数式プロパティを作ります。たとえば次のような考え方です。
// 区分（エイジング）プロパティの考え方
ifs(
prop("残高") <= 0, "完了",
prop("経過日数") <= 0, "期日前",
prop("経過日数") <= 30, "0〜30日",
prop("経過日数") <= 60, "31〜60日",
prop("経過日数") <= 90, "61〜90日",
"91日以上"
)
この区分プロパティでボードビュー（カンバン）をグループ化すれば、エイジング表そのものになります。区分ごとに、取るべきアクションをあらかじめ対応づけておくのが実務のキモです。
| 経過日数の区分 | 状態の見立て | 取るべきアクション |
|---|---|---|
| 期日前 | 正常 | 何もしない（期日前の督促は送らない） |
| 0〜30日 | 軽度の遅延 | やわらかい入金確認メール |
| 31〜60日 | 要注意 | 明確な督促・支払期日の再確認 |
| 61〜90日 | 危険 | 電話確認＋書面での督促 |
| 91日以上 | 滞留債権 | 内容証明・貸倒／法的手段の検討 |
⚠️ 注意：エイジングの「集計・会計帳票としての年齢表」は会計ソフト側の機能が正本です。Notionで作るエイジングは回収オペレーションを回すための実務ビューと割り切ると、二重管理になりません（役割分担は後述）。
延滞日数に応じた督促タイミングの設計
督促は「一律に強い文面」でも「いつまでも丁寧」でも回収率が下がります。延滞日数でトーンを段階的に変えるのが定石です。
目安は「期日直後＝入金のお願い／1週間超＝明確な督促／長期＝最終通告・法的手段の検討」です。この段階をエイジング区分（前節の表）とそのまま対応させると、「どの区分に何を送るか」が運用ルールになります。文面は 未入金の催促メール文例集（段階別テンプレート） にコピペ用の初回・再督促・最終の文例を用意しています。督促全体の進め方は 未入金の督促の基本、遅延損害金まで踏み込むなら 遅延損害金の計算ツール も使えます。
Notion標準通知の限界
ここで前提を1つ。Notionの標準リマインダー・通知は社内メンバー（Notionアカウント保有者）向けで、支払う側であるNotionを使わない取引先には届きません。つまりNotionだけでは「自分に『督促しろ』と思い出させる」ことはできても、「取引先に督促が届く」状態は作れません。
入金済みに督促を送ってしまう事故を防ぐ
運用ルールだけでは漏れが残る理由
「入金を確認したらステータスを入金済に変える」というルールを決めても、入金確認とステータス更新の間には必ずタイムラグがあります。着金に気づいたのが督促送信の後だった、振込元名が違って消込が遅れた——こうした瞬間に、払ってくれた相手へ督促メールが飛ぶ事故が起きます。これは信用を直接削るミスで、怖くて自動化に踏み切れない原因にもなります。
送信条件に「入金済は対象外」を必ず含める
事故を仕組みで防ぐ鍵は、督促の送信条件に**「ステータス＝入金済（および完了）は送らない」**を必ず含めることです。手動チェックで担保するのではなく、送信ロジックそのものに除外条件を焼き込みます。前述の未回収ビュー（ステータス≠入金済 かつ 期日超過）を督促の対象集合にすれば、入金済は定義上そこに現れません。
未回収の社外督促まで自動化する（Kapselでできること）
ここまでの設計（未回収ビュー・エイジング・段階督促・誤送信防止）をNotionの中だけで組むと、最後の「社外の取引先へ実際に届ける」と「入金済に送らない」の2点が手作業として残ります。この2点を埋めるのがKapselです。
Kapselとは、Notionの期日・担当・ステータスを監視し、条件に合う対象だけにメールで自動リマインドを送るツールです。売掛金管理では次のように働きます。
| Kapselの機能 | 読者にとっての意味（ベネフィット） |
|---|---|
| Notionの期日・担当・ステータスを監視し、メールで自動リマインド | 台帳を毎日巡回して督促対象を探す手間がなくなる |
| Notionを持たない取引先にもメールが届く（ログイン不要） | 支払う側がNotion未利用でも、督促がそのまま相手に届く |
| 受信者のワンクリックでNotionのステータスに書き戻る（双方向） | 相手が「入金しました」を押すと台帳が更新され、消込の記録が残る |
| 完了・入金済みには送らない（事故防止が標準動作） | 払ってくれた相手に督促が飛ぶ事故を、送信ロジックの除外条件として防げる |
| 対象の絞り込み／定期便／送信記録／差し込み変数 | エイジング区分での出し分け・定期督促・送信履歴・取引先名の差し込みができる |
差し込み変数を使えば「○○様／請求No／金額」を1通ずつ手で書き換える必要がなくなり、定期便を組めば「毎週月曜に延滞分だけ送る」運用も自動化できます。料金（税込）は Free ¥0・Standard ¥1,980・Pro ¥4,980。Proでは複数のNotionワークスペースや、差出人の会社名・署名・ロゴといったブランディングにも対応します。請求書リマインドの自動化の全体像は 請求書の入金リマインド自動化、フリーランスの入金管理は フリーランスの入金管理 にまとめています。
Notionと会計ソフトの役割分担
よくある誤解は「売掛金管理も入金消込も税務も全部Notionでやろうとする」ことです。おすすめは明確な役割分担です。
| 領域 | 向いているツール | 理由 |
|---|---|---|
| 営業見込み・請求前の進行確認・案件管理 | Notion | 柔軟な設計と社外連携がしやすい |
| 未回収の抽出・エイジング・督促オペレーション | Notion（＋Kapsel） | 回収業務を1画面で回せる／社外へ双方向で届く |
| 確定売上・入金消込・エイジングの会計帳票・税務 | freee会計・マネーフォワード会計等 | 銀行連携・自動仕訳・正式なエイジングレポートがある |
freee・マネーフォワード等のクラウド会計ソフトは、銀行入金データと請求を突き合わせる自動消込や、エイジングレポートの自動生成機能を持ちます。会計・税務の正本はこちらに置き、Notionは「お金が入る前の段取りと、入らないときの督促」に特化させると、二重管理にも税務リスクにもなりません。
よくある質問
売掛金管理表に入れるべき項目は何ですか。 最低限、取引先名・請求No・請求日・支払期日・請求金額・入金日・入金金額・残高・経過日数・ステータス・担当者です。残高（請求金額−入金金額）と経過日数は手入力せず数式で自動計算にすると、ズレと手間が減ります。督促を運用するなら督促履歴も加えると便利です。
エイジング表（年齢表）とは何ですか、どう作りますか。 未回収の売掛金を経過日数で区分して一覧化した表です。0〜30日／31〜60日／61〜90日／91日以上などに分け、区分ごとの残高を集計します。Notionでは経過日数の数式から区分を返すプロパティを作り、それでボードビューをグループ化すると実務用のエイジング表になります。
入金消込とは何ですか、手順を教えてください。 受け取った入金を「どの請求への入金か」と1対1で突き合わせ、売掛金残高から消し込む作業です。手順は、着金を確認→請求Noで対象請求を特定→入金日・入金金額を記録→ステータスを入金済に更新、の順です。金額相違や同額入金の重複に注意し、請求Noを一意キーに使うと間違えにくくなります。
Excelでの売掛金管理からシステムやNotionに移行するタイミングの目安は。 請求件数が増えて目視での未回収チェックがつらくなった、担当者が複数で同時編集が必要になった、金額相違や一部入金などの例外対応が増えた、督促の送り漏れ・二重送信が起きた——このいずれかに当てはまったら移行の検討どきです。複数人運用と例外入金の頻度が判断の軸になります。
督促はいつ送るのが適切ですか（延滞何日目が目安か）。 延滞日数でトーンを変えるのが基本です。目安は、期日直後はやわらかい入金確認、1週間〜1か月の遅延で明確な督促、長期化（おおむね90日超）で最終通告や法的手段の検討です。エイジング区分と対応づけておくと、毎回判断せずに出し分けられます。
入金済みの取引先に督促メールが送られてしまう事故を防ぐには。 督促の送信条件に「ステータス＝入金済（および完了）は対象外」を必ず組み込むことです。手動チェックだけでは入金確認とステータス更新のタイムラグで漏れます。Kapselは完了・入金済みにはそもそも送らない動作が標準なので、この事故を仕組みで防げます。
NotionとExcelはどちらが売掛金管理に向いていますか。 少数の請求を1人で管理するだけならExcelでも足ります。ただし「未回収だけの自動抽出」「経過日数の自動更新」「複数人の同時編集」「社外への督促」まで求めると、Notion（＋通知自動化）が有利です。残高・経過日数を数式に任せられる点がExcelとの実務差になります。
フリーランス・小規模事業者が未回収を防ぐにはどうすればいいですか。 請求単位で管理表を作り、未回収ビューで毎週見える化し、延滞日数に応じて段階的に督促することです。督促を手作業に頼ると送り漏れが出るので、一定日数を過ぎた請求だけを自動でメール送信する仕組みにすると回収が安定します。詳しくは フリーランスの入金管理 を参照してください。
売掛金のエイジング表は会計ソフトとNotionのどちらで作るべきですか。 会計帳票・税務用の正式なエイジングは、銀行連携と自動消込を持つfreee・マネーフォワード等の会計ソフトが適します。一方、日々の回収オペレーション（誰に今日督促するか）を回す実務ビューとしてはNotionが扱いやすいです。会計の正本は会計ソフト、回収の実務はNotion、と分けるのが現実的です。
まとめ
売掛金管理でExcel台帳がつらくなる原因は、「未回収を手で探す」「残高・経過日数を手計算する」「督促を手作業で送る」の3つに集約されます。Notionなら、請求単位のデータベースに数式とビューを組むことで、未回収の抽出とエイジングの見える化までは自動化できます。残るのは「社外の取引先に実際に届ける」と「入金済に送らない」の2点で、ここはKapselのような通知自動化で埋められます。
次の一歩は小さくて構いません。まず既存のExcel台帳を「請求単位で1行」に組み替え、残高・経過日数を数式にし、未回収ビューを1枚作る。それだけで督促の対象が毎朝そのまま並びます。その先の社外督促まで自動化したくなったら、請求書の入金リマインド自動化 を参考に設計を進めてください。
補足・注記
- 本記事の公開日は2026年10月30日です。記載しているNotionの機能（リレーション・ロールアップ・数式・ビュー・相対日付フィルタ等）、会計ソフト（freee会計・マネーフォワード会計）の機能、およびKapselの機能・料金は執筆時点のものであり、各提供元の仕様変更により変わる可能性があります。最新情報は各公式ヘルプ・料金ページで確認してください。
- 売掛金の計上・入金消込・エイジング（年齢表）の会計上の取り扱い、貸倒処理・法的手段の要否については、会計基準や個別の契約・状況により判断が異なります。重要な判断は税理士・専門家にご確認ください。
- Kapselの料金（税込）は Free ¥0・Standard ¥1,980・Pro ¥4,980 です。本文中の数式（
dateBetween・ifs）は考え方を示すもので、実際のプロパティ名・環境に合わせて調整してください。数式の詳細は Notionフォーミュラの解説 を参照してください。
