NotionとTodoistはどっちを選ぶ？タスク管理・リマインダー・料金を第三者視点で比較
「タスク管理はNotionとTodoist、結局どちらを選ぶべきか」——両方を触ったことがある人ほど迷う論点です。多くの比較記事は機能の並列紹介で終わり、どんな使い方の人がどちらを選ぶべきか、そして両者に共通する死角までは踏み込みません。この記事を読むと、設計思想・タスク管理・リマインダー・料金・連携の違いに加え、選び方の基準と併用という現実解、さらにどちらを選んでも残る「社外への通知」という課題への対処までが分かります。
この記事の要点（TL;DR）
- Notionは「情報統合ハブ」、Todoistは「タスク実行の専用アプリ」。ドキュメント・データベース・タスクを同居させたいならNotion、個人や少人数で「やること」を素早く捌きたいならTodoistが向く。
- タスク入力の速さ・自然言語での期日指定・繰り返しタスク・リマインダーはTodoistが得意。半面、Wikiや柔軟なデータベースの母艦にはならない。Notionとは優劣ではなく役割が違う。
- 両者はインポートやノーコード連携（Zapier／Make）でつなげるが、いずれもNotion圏・Todoist圏の内側の話で、どちらのリマインダーも社外の非利用者には構造的に届かないという共通の盲点がある。
- Kapselとは、Notionの期日・担当・ステータスを監視し、Notionを持たない社外の相手にもメールで自動リマインドを送り、受信者のワンクリックでNotionのステータスに書き戻せる通知ツールです。完了・入金済みには送りません。
結論：早見表で見るNotionとTodoistの違い
先に結論を述べます。NotionとTodoistは競合というより役割が異なるツールです。Notionはドキュメント・データベースを中心に情報を一箇所へ集約する「情報統合ハブ」、Todoistは「やること」を素早く登録して片付けることに特化した「タスク実行の専用アプリ」です。したがって選択の分かれ目は、「情報をまるごと集約したいのか」「個人のTo-Doをテンポよく捌きたいのか」という目的の違いにあります。
| 観点 | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| 設計思想 | 情報統合ハブ（ドキュメント・DB中心） | タスク実行の専用アプリ（To-Do特化） |
| 得意なこと | 議事録・仕様・Wikiとタスクの一体管理 | 素早いタスク入力・繰り返し・リマインダー |
| タスク入力 | データベースの行として作成（設計が前提） | 1行でサッと入力、自然言語で期日を指定 |
| 情報の母艦 | ドキュメント・DBをまるごと集約できる | ドキュメント／Wikiの母艦にはならない |
| 学習コスト | 自由度が高い分、自分で設計する必要 | シンプルで、すぐ使い始められる |
| アプリ内通知の届く先 | Notionを開く本人・メンション相手 | Todoistを開く本人（リマインダー） |
| 社外の相手（非利用者） | 原則届かない | 原則届かない |
| 向いている人 | 情報を集約したい個人〜チーム | やることを軽く速く捌きたい個人・少人数 |
この一覧だけで大枠の当たりはつけられます。詳細を読む前に、自分が「情報を集約したい側」か「タスクを軽く捌きたい側」かを仮決めしておくと、後の章が読みやすくなります。
💡 ポイント：「NotionかTodoistか」で迷ったら、自分の主目的が『情報を一箇所に集めること』か『やることを素早く片付けること』かを先に決めると判断が速くなります。前者ならNotion、後者ならTodoist、そして両方欲しいなら後述の併用が現実解です。
Notionのタスク管理はどんな仕組みか
Notionのタスク管理は、データベースとビューを自分で設計して組み立てる方式です。タスクはデータベースの1行（ページ）として扱い、期日・担当・ステータス・優先度などを任意のプロパティとして自由に定義します。同じデータを「テーブル」「ボード（カンバン）」「カレンダー」「タイムライン」などのビューで切り替えられるため、1つのタスク一覧を用途に応じて見せ方だけ変えられるのが特徴です。
最大の強みは、ドキュメントとタスクが同じ場所に同居する点です。議事録・仕様書・Wikiの中にタスクのデータベースを埋め込んだり、タスクのページ本文に背景資料を書き込んだりでき、「情報を探しに別ツールへ移動する」手間が減ります。プロジェクトの文脈とタスクを一体で持ちたい人に向きます。
一方で、型が決まっていない自由度は立ち上げの負担にもなります。どんなプロパティを持たせ、どんなビューで運用するかを自分で決める必要があり、「とにかく今日のやることを1行で足したい」ような軽快さでは、後述のTodoistに分があります。Notionのリマインダー設定や来ないときの対処はNotionリマインダーの使い方ガイドで、毎週・毎月の繰り返し通知の組み方はNotionで繰り返しリマインドを設定する方法で扱っています。
💡 ポイント：Notionのタスク管理は「白紙から自由に組める」のが長所であり短所です。情報基盤ごと集約したい人には強力ですが、その日のToDoをテンポよく入力して消し込みたいだけなら、設計コストが重く感じられます。
Todoistのタスク管理はどんな仕組みか
Todoistは、タスクを素早く登録して片付けることに最適化された専用アプリです。タスク入力欄に「明日15時 請求書を送る」のように打つと、自然言語から期日や時刻を自動で読み取ってくれる（自然言語での期日入力）ため、思いついた瞬間にほぼ1行でタスクを足せます。「毎週月曜」「毎月1日」といった繰り返しタスクも同じ要領で指定でき、定期的なやることを登録し直す手間が減ります。
タスクにはプロジェクト・ラベル・フィルター・優先度・サブタスクを設定でき、ボード表示でも扱えます。設定した期日が近づくとリマインダーで気づかせてくれるため、「登録したのに忘れる」を防ぐ用途に強いのが特徴です。こなした量を可視化するKarmaのような仕掛けもあり、個人のタスクを軽快に回し続ける設計になっています。
その代わり、Todoistはドキュメントやナレッジの母艦ではありません。タスクにメモやコメントは添えられますが、Notionのように文書とデータベースを自由に組み合わせて情報基盤を作る用途には向きません。あくまで「やることを捌く」ことに寄ったツールです。
💡 ポイント：Todoistは素早い入力・自然言語での期日・繰り返し・リマインダーが持ち味で、すぐ使い始められます。反面、情報の集約やドキュメント管理はNotionほど柔軟ではなく、用途が「To-Doの実行」に寄っています。なお、リマインダーの提供範囲はプランにより変わる場合があるため、詳細は公式ヘルプで確認してください。
リマインダー・通知を比較する——両者に共通する『盲点』
人がNotionではなくTodoistを選ぶ理由として多いのが「リマインダーが強いから」です。だからこそ、ここは比較の核心になります。両者の通知を整理し、ほとんどの比較記事が触れない共通の盲点を明らかにします。
Notionの通知（メンション・リマインダーの範囲と限界）
Notionの通知は、Notionを使う本人へ気づきを生むための仕組みです。ページやコメントで @名前 とメンションすると相手の受信トレイに通知が届き、ページ内の @remind（@リマインド）や日付プロパティのリマインダーで指定日時に通知が飛びます。データベースオートメーションを使えば、プロパティ変更などをトリガーにNotion内通知やメール送信を自動化することもできます。
ただしこれらが届くのは、Notionアカウントを持ち、その画面を見る本人・メンションされたワークスペース内ユーザーに限られます。受信トレイは開かないと埋もれやすく、通知も常時リアルタイムを保証するものではありません。
Todoistの通知（リマインダーの範囲と限界）
Todoistのリマインダーは、タスクを登録した本人がやるべき時に気づくための仕組みです。期日・時刻を指定しておけば、その時間にアプリのプッシュやメールなどで知らせてくれます。繰り返しタスクにも同じようにリマインダーが働くため、定期的なToDoの取りこぼしを防げます。
ただし前提はNotionと変わりません。リマインダーが届くのは、Todoistアカウントを持ち、Todoistを開く本人です。タスクを他の人に共有・割り当てる機能はありますが、それも相手がTodoistを使っていることが前提になります。つまりTodoistのリマインダーは、あくまで「Todoistの内側」で気づかせる仕組みです。なお、リマインダーの提供範囲はプランにより異なる場合があるため、具体的な条件は公式ヘルプで確認してください。
共通の弱点：どちらも『アプリを開く本人』にしか届かない
ここが比較の核心です。NotionもTodoistも、通知の受け手が該当サービスのアカウントを持ち、その画面を見ていることを前提に設計されています。Todoistのリマインダーが強いのは事実ですが、それは「Todoistを使う本人への気づき」が強いという意味であって、Todoistを持たない相手に届くわけではありません。優劣ではなく「どちらのアプリ内で気づかせるか」の違いにすぎません。
| 観点 | Notionの通知 | Todoistのリマインダー |
|---|---|---|
| 中心の仕組み | 受信トレイ・メンション・リマインダー | 期日・時刻のリマインダー（繰り返し対応） |
| 届く相手 | Notionを使う本人・メンション相手 | Todoistを使う本人 |
| 前提 | Notionアカウントと画面閲覧 | Todoistアカウントとアプリ利用 |
| 社外の非利用者 | 原則届かない | 原則届かない |
| 双方向性 | 相手の操作でプロパティは自動更新されない | 相手がアプリ外だとそもそも返せない |
⚠️ 注意：両者の通知は「アプリを持つ本人が気づけるか」に閉じており、Notion・Todoistを持たないクライアントや取引先には、どちらの経路でも構造的に届きません。社外との進行管理では、この盲点がそのまま「催促のメール手作業」に化けます。相手にツールを使わせずに届ける方法はNotionを使わない相手にリマインドを送る方法で整理しています。
向いている使い方で選ぶ
機能の優劣ではなく「自分の使い方に合うか」で選ぶのが実務的です。ここでは個人・チームの使い分けに加え、比較記事が見落としがちな「社外が絡む」という軸も加えて整理します。
Notionが向いている人
Notionが向くのは、ドキュメント・データベース・タスクを一箇所に集約したい人です。議事録・仕様・ナレッジとタスクを同じ場所に置きたい、運用ルールを自分で自由に設計したい、情報基盤ごと集約したい——こうしたニーズにはNotionの自由度が強みになります。情報を資産として貯めたい個人、少人数のプロジェクト、企画・編集系のチームなどが典型です。
Todoistが向いている人
Todoistが向くのは、個人や少人数で「やること」を軽く速く捌きたい人です。思いついたタスクを1行で足し、自然言語で期日を指定し、繰り返しとリマインダーで取りこぼしを防ぐ——この一連がとにかく速いのが利点です。日々のToDo管理、習慣化したい定期タスク、情報の母艦は別にあってタスクだけ軽く持ちたい、といった使い方に向きます。
どちらにも共通する課題：社外の相手が絡む進行管理
個人／チームの軸だけで考えると見落とすのが、社外の相手と日常的にやり取りするケースです。フリーランス、制作会社、士業、小規模事業などは、進行の相手がクライアント・取引先・受講者であり、その多くはNotionもTodoistも使いません。この場合、どちらを選んでも「相手にツールを使わせる」か「自分がメールで手作業催促する」しか残らず、ツール本体の比較だけでは解けません。取引先との進捗共有の実務は取引先と進捗を共有する方法で、フリーランスの入金管理はフリーランスの入金管理・報酬未払い対策で扱っています。
💡 ポイント：向き不向きは「情報集約派かToDo実行派か」だけでは決まりません。社外の相手が進行に絡むなら、ツール本体の機能比較の外に『社外へどう届けるか』という第三の判断軸が必要になります。
『Notionのまま、社外への通知だけ強化したい』場合の選択肢
前章までの通り、NotionとTodoistのリマインダーはどちらも利用者本人向けで、社外の非利用者には届きません。この盲点は「Todoistへ乗り換える」でも「Notion内の自動化で完結させる」でもなく、Notionの期日を誰でも受け取れるメールへ持ち出すことで解けます。ここでは、その手段としてKapselがどう対応するかを客観的に整理します。
Kapselとは、Notionのデータベースにある期日・担当・ステータスを監視し、Notionを持たない社外の相手にもメールで自動リマインドを送り、受信者のワンクリックでNotionのステータスに書き戻せる通知ツールです。API・GAS・外部の自動化ツールの構築は不要で、Notionを接続して使います。
| 課題（NotionでもTodoistでも残る） | Kapselの実装済み機能 | 効果 |
|---|---|---|
| 期日・担当・ステータスを見て送りたい | 期日／担当／ステータスの監視→メール自動リマインド | 変化を待たず「期限が近い／過ぎた分」を対象に送れる |
| 社外の非利用者に届かない | Notionを持たない相手にもメールで到達 | 受信者はログイン不要、メールを受け取るだけ |
| 通知が一方通行で状態が戻らない | 受信者のワンクリックでNotionに書き戻る（双方向） | 相手の操作でステータスが自動更新され、Notionが最新に |
| 払った相手に督促が飛ぶ事故 | 完了・入金済みには送らない | 片付いた相手を自動で対象外にできる |
| 期限超過を無人で追いたい | 期限超過の督促／対象の絞り込み／定期便 | 過ぎた分だけ、条件で絞って、決めた頻度で自動送信 |
| 誰に届いたか分からない／文面を毎回書く | 送信記録／差し込み変数 | 履歴が残り、宛名・期日・金額を差し込んで再利用 |
複数のNotionワークスペースをまたいで監視したい場合や、会社名・署名・ロゴといった差出人ブランディングを整えたい場合は、Proプランが対応します。
⚠️ 注意：社外への自動通知で最も避けたい事故が「すでに入金・完了した相手への督促」です。Kapselはステータスを見ているため、完了・入金済みになったタスクにはそもそも送りません。この「送らない」を標準で担保できるかは、外向きの通知を選ぶうえでの重要な判断軸です。
料金で比較
料金は「ツール本体の月額」だけでなく、**社外相手の追客に使う場合の実運用コスト（メール手作業の工数）**まで含めて考えると判断がぶれません。ここではNotion・Todoistの料金帯と、社外通知の選択肢としてのKapselを併記します。
| ツール | 位置づけ | 料金の考え方 |
|---|---|---|
| Notion | 情報統合ハブ | 無料プランあり。有料は1メンバー単位の月額課金で、機能・履歴・権限が拡張 |
| Todoist | タスク実行の専用アプリ | 無料プランあり。有料はProなど1ユーザー単位の月額課金で、プロジェクト数やリマインダー等の範囲が拡張 |
| Kapsel | 社外への通知レイヤー | Free ¥0／Standard ¥1,980／Pro ¥4,980（税込）。人数ではなく機能で選ぶ |
💡 ポイント：料金比較で見落とされがちなのが**「社外への催促を手作業でやる工数」**です。ツール本体が安くても、入金確認や督促メールを毎回手で送っていれば、その時間が隠れコストになります。社外への通知を自動化する費用は、この手作業コストと比べて評価するのが実務的です。
NotionとTodoistの具体的な料金・プラン内容は各社の改定で変わるため、金額の確定は各公式ページで確認してください。Kapselの料金は税込でFree ¥0／Standard ¥1,980／Pro ¥4,980、無料プランは0円のまま使い続けられます。
NotionとTodoistを連携させる方法と『併用』という現実解
「どちらか一方に決めなければ」と考えがちですが、実際には両者を連携・併用する人が多いのが実情です。連携には主に次の方法があります。
- インポートで移行する：CSVなどでタスクを取り込み、既存データを片方へ寄せられます。
- 埋め込み・リンクで表示する：Notionのページ内に外部の情報を表示するなど、片方の情報をもう片方の画面から見られるようにします。
- ノーコード連携ツールでつなぐ：ZapierやMakeなどで「Todoistでタスク完了→Notionのページを更新」のような自動連携を組めます。
現実解としての併用は、たとえば「個人のやることはTodoistで素早く捌き、チームの情報・データベースはNotionに集約する」といった役割分担です。日々のToDoはTodoistの軽快さで回し、ドキュメントやプロジェクトの文脈はNotionに貯める、という組み方は多くの人で機能します。役割を分けておけば、どちらか一方に無理に寄せる窮屈さがなくなります。
⚠️ 注意：連携ツールでの自動化は便利ですが、トリガー設計・文面のメンテナンス・実行回数の従量課金といった運用コストが別途かかります。また、これらの連携はあくまで「Notion圏・Todoist圏の内側」で情報を動かすもので、どちらも社外の非利用者へは届きません。連携を組んでも「社外への到達」だけは別の手段が要る、という点は変わりません。
まとめ：結局どちらを選ぶべきか
NotionとTodoistは役割が違うため、選び方は「何に重心を置くか」で決まります。要点を最後に整理します。
| あなたの状況 | 向く選択 |
|---|---|
| ドキュメント・DB・タスクを一箇所に集約したい | Notion |
| 個人のやることを素早く・繰り返し・リマインダーで捌きたい | Todoist |
| タスクの実行と情報の母艦を両立したい | 併用（役割分担） |
| 社外のクライアント・取引先が進行に絡む | どちらを選んでも、社外への通知を別途補強 |
そのうえで、どちらを選んでも残るのが「社外への通知」です。Notion・Todoistのリマインダーは利用者本人向けで、非利用者のクライアント・取引先には届かず、相手の操作でステータスが自動更新される双方向もありません。Notionを主軸に据えるなら、乗り換えでも内製自動化でもなく、社外への通知だけをメールで補強するという第三の選択肢が現実的です。Kapselは、Notionの期日・担当・ステータスを監視して社外にもメールで届け、ワンクリックでNotionに書き戻し、完了・入金済みには送らない形でこの補強を担います。まずはFree（¥0）で送信の流れを試し、対象のデータベースを接続して条件（期限超過のみ・特定の担当／ステータスのみ・完了除外）を設定するところから始められます。
よくある質問（FAQ）
NotionとTodoistは連携できますか？
はい、連携できます。CSVなどによるインポートでタスクを移行したり、Notionのページに情報を表示したり、ZapierやMakeといったノーコード連携ツールで「Todoistのタスク完了→Notionを更新」のような自動連携を組んだりできます。ただしこれらの連携はNotion圏・Todoist圏の内側で情報を動かすもので、両者を持たない社外の相手には届かない点は変わりません。
NotionとTodoist、料金はどちらが安いですか？
どちらも無料プランがあり、有料はNotionが1メンバー単位、TodoistがProなど1ユーザー単位の月額課金が基本です。金額やプラン内容はいずれも改定で変わるため、確定は各公式ページで確認してください。比較の際は本体の月額だけでなく、社外への催促を手作業で行う工数などの実運用コストも合わせて評価すると判断がぶれにくくなります。
Todoistの繰り返しタスクとリマインダーはどんな仕組みですか？
Todoistは入力欄に「毎週月曜」「毎月1日」のように打つと、自然言語から繰り返しのルールを読み取ってタスクを定期的に再生成します。期日・時刻を指定しておけば、その時間にリマインダーで気づかせてくれる構成です。繰り返しの指定方法やリマインダーの提供範囲はプランにより異なる場合があるため、詳細は公式ヘルプで確認してください。Notion側で同様に定期的な通知を組む方法はNotionで繰り返しリマインドを設定する方法で扱っています。
Todoistの無料プランでできることは何ですか？
一般に、タスクの作成・期日設定・自然言語入力・繰り返し・ラベルや優先度といった基本的なタスク管理ができます。プロジェクト数の上限、リマインダーの範囲、一部の高度な機能などは有料プランで拡張される構成が一般的です。無料プランの具体的な範囲はTodoist側の改定で変わるため、最新情報は公式ページを確認してください。
個人にはどっち、チームにはどっちが向いていますか？
個人で「やること」を軽く速く捌きたいならTodoist、情報・ドキュメント・DBを一箇所に集約したいならNotion、というのが大枠です。チームでも、ドキュメントとデータベースの母艦を持ちたいならNotion、各自のタスク実行をシンプルに回したいならTodoist、という使い分けになります。どちらも優劣ではなく役割が違うため、併用する人も少なくありません。
社外のクライアントにリマインダーが届かないのですが、どうすればよいですか？
NotionもTodoistも、リマインダーはアプリを使う本人に届く設計のため、アカウントを持たない社外の相手には構造的に届きません。相手にツールを使わせずに届けるには、Notionの期日・ステータスを監視してメールで送る仕組みが必要です。Kapselはこの用途に対応し、Notionを持たない相手にもメールで自動リマインドを送り、受信者のワンクリックでNotionのステータスに書き戻せます。考え方の整理はNotionを使わない相手にリマインドを送る方法を参照してください。
Notion・Todoistのタスクの期限超過を自動で督促する方法はありますか？
いずれもアプリ内のリマインダーは本人への気づきが中心で、「期日を過ぎた分」を社外の相手に向けて無人で追いかける用途は想定されていません。期日とステータスを監視して期限超過分だけを自動で追いかけ、完了・入金済みは除外したい場合は、Kapselのように期日・状態を常時監視してメールで督促する仕組みが選択肢になります。乗り換えの要否から切り分けたい場合はNotionの代替ツールを探す前にもあわせてご覧ください。
他のツールとも比較したいのですが
タスク管理ツールの比較は目的によって見るべき点が変わります。進捗・依存関係を厳密に追う実行エンジンとの比較はNotionとAsanaを比較、多機能なプロジェクト管理との比較はNotionとClickUpを比較、カンバン中心の軽量ツールとの比較はNotionとTrelloを比較で扱っています。いずれの比較でも「社外へどう届けるか」という盲点は共通して残ります。
補足・注記
- 公開日：2026-10-07
- NotionおよびTodoistの仕様について：本記事のNotion標準機能（データベース・ビュー・
@remind／@リマインド・日付プロパティのリマインダー・データベースオートメーション・メンション通知）、Todoistの機能（タスク入力・自然言語での期日入力・繰り返しタスク・リマインダー・ラベル／フィルター／優先度／ボード／サブタスク・Karma）、および連携・インポート・料金体系に関する記述は、各公式ヘルプの記載と執筆時点の一般的な挙動をもとにしています。メニュー名称・機能範囲・プラン内容・料金（特にTodoistのリマインダーの提供範囲）は、各サービスのアップデートやプランにより変わる場合があるため、確定は各公式情報（Notion Help Center、Todoistの公式ヘルプ）をご確認ください。 - 外部の連携ツールについて：Zapier・Makeなどノーコード連携ツールの機能・料金・対応範囲は各サービスの提供状況により変わります。各公式情報をご確認ください。
- Kapselの機能・料金について：本文中のKapselの機能・料金（税込：Free ¥0 / Standard ¥1,980 / Pro ¥4,980）は執筆時点で実装済みのものです。最新の情報は getkapsel.com をご確認ください。
